Uma vez aprovada em assembléia geral, a arrecadação mensal deve trazer em seu bojo a questão da divisão de contas, já na receita, ou seja, deve-se dar destinação ao dinheiro, definindo se os gastos serão com despesas ordinárias ou extraordinárias.
A apresentação das despesas e receitas é feita através de balancete de demonstrações financeiras mensais, analisadas e aprovadas pelo Corpo Diretivo, ou seja, Conselho Fiscal ou Consultivo.
As despesas condominiais dividem-se em dois grandes grupos: ordinárias e extraordinárias, o que passamos a conceituar.
Ordinárias - São as despesas relativas à manutenção e conservação das áreas comuns do condomínio, como por exemplo: conta de luz, água, equipamentos em geral, elevadores, mão de obra (salários e encargos), seguro contra incêndio, despesas administrativas, entre outras com o mesmo fim. Tais despesas deverão ser pagas pelo morador da unidade, seja ele proprietário ou locatário. É o que dispõe p Art. 23 da Lei. 8.245 de 18/10/91 – Lei do Inquilinato.
Extraordinárias – Primeiramente, há de se afastar a dúvida quanto à natureza das despesas extraordinárias. Aqui não se trata de despesas não previstas, pois, podemos ter despesas não previstas também no grupo das ordinárias, tais como uma rescisão de funcionário, e isso não quer dizer que a despesa passa a ser tida como extraordinária. Assim, despesas extraordinárias são aquelas correspondentes a obras que importam na estrutura da edificação, cujo fim serve a melhorar ou ampliar o patrimônio, ou ainda, garantir as condições de habitabilidade e pleno uso. Referem-se, em princípio a: obras que interessam à estrutura integral ou de habitabilidade da edificação. Muito comum em despesas com pinturas das fachadas, troca de esquadrias, aquisição e instalação de equipamentos, decoração, paisagismo, entre outras com o mesmo fim. Neste caso, tais despesas são de exclusiva responsabilidade do proprietário do imóvel, não podendo ser cobradas dos locatários, conforme dispõe o Art. 22 da Lei 8.245/91, já citada acima. Vale lembrar que, despesas com indenizações de empregados, que foram demitidos no início do contrato de locação, deverão ser pagas também pelo proprietário, não pelo novo inquilino.
Agora que já sabemos conceituar e diferenciar as despesas ordinárias das extraordinárias, vamos aos FUNDOS de arrecadação.
Se por um lado, não podemos misturar as despesas ordinárias com as extraordinárias, por outro lado, NÃO se pode também misturar as contas dos respectivos fundos criados para suportar eventuais despesas, ou seja, se um fundo foi criado para pagar despesas ordinárias, não poderá ser utilizado para abater gastos de despesas extraordinárias, e vice-versa.
Um exemplo muito comum é a criação do Fundo de Reserva, que, antes de qualquer definição, o administrador deverá recorrer ao que foi previamente estabelecido na convenção de seu condomínio. Em regra é um fundo criado para fazer frente a despesas não previstas. Ai é que nasce o conflito, podemos ter despesas não previstas para o setor ordinário ou para o extraordinário. Neste caso, deve-se definir para qual tipo de despesa o fundo foi criado.
O correto seria criar o FUNDO DE RESERVA para cobertura de despesas ordinárias e outro, como FUNDO DE MELHORIAS, para as despesas extraordinárias, assim não se teria dúvida como lançar no balancete, nem tão pouco de quem cobrar a despesas (locatário ou proprietário)
Outros conceitos interessantes a serem abordados são os da forma de arrecadação: Por Previsão ou Por Rateio:
É denominado pagamento por previsão, aquele que se faz por antecipação. Este é o mais comum nos condomínios em geral, onde a administração apresenta em assembléia geral a média de gastos do próximo ano, estabelecendo-se, assim, um valor fixo a ser arrecadado nos próximos meses.
Já o pagamento por rateio, menos comum hoje em dia. O valor da contribuição é cobrado após a apuração de todos os gastos já realizados, para ai, então, ser rateado entre os condôminos. A desvantagem deste sistema é que nunca se sabe ao certo qual será o valor da cota do mês seguinte, sempre sendo esta informação uma incógnita para os condôminos.
Quando, em qualquer dos casos, a previsão orçamentária sofre um desvio, geralmente em virtude de alguma despesa não prevista ou pelo aumento no número da inadimplência, o administrador recorre à assembléia para corrigir o caixa. Isso é feito através dos chamados Rateios Extras, que, assim como o fundo de reserva, também deverá ser definido se é para cobertura do saldo da ordinária ou da extraordinária.
Via de regra, não há reajustes da cota mensal, atrelado a algum índice. O que ocorre de fato é que, anualmente, o administrador deverá prestar contas aos condôminos, oportunidade em que, indicará os fatores que justifiquem um eventual aumento no valor da arrecadação mensal, para o próximo exercício. Aqui considera-se a média de gastos do condomínio, seu perfil de inadimplência, eventuais obras a serem realizadas, entre outros fatores.
